Myytti: Varaosaportaalin pystyttäminen vaatii täydelliset nimiketiedot
Valmistavassa teollisuudessa ja varaosien hallinnassa tarkka ja ajantasainen tuotetietokanta on tärkeää sujuvien toimintojen varmistamiseksi. Monet yritykset epäröivätkin lähteä liikkeelle digitaalisten ratkaisuiden kanssa, koska tuotetiedot eivät ole täydellisessä kunnossa. Tässä blogikirjoituksessa murramme myytin ja kerromme, miksi täydellisen tuotetiedon tavoitteleminen on tarpeetonta digitaalisen varaosaportaalin käyttöönotossa.
Täydellisen tuotetiedon tavoitteleminen viivästyttää turhaan digitaalisen ratkaisuiden käyttöönottoa. Tiedon tarkkuuden ja täydellisyyden varmistaminen vie paljon aikaa ja resursseja. Kuitenkin esimerkiksi varaosien kohdalla tiedot muuttuvat jatkuvasti. Mikä on varaosien tuotteistuksen taso, mitkä myydään kokonaisina, korvaavat tuotteet kilpailevilta toimittajilta ja asiakkaiden omat muutokset laitteisiin – puhumattakaan normaaleista hinta ja toimitusaika päivityksistä. Kun varaosaportaalia lähestytäänkin asiakkaan näkökulmasta, esimerkiksi yhden asiakkaan tuotteet kerralla portaaliin, voidaan tuotetietoja parantaa asteittain. Samalla päästään hyötymään portaalin tuomista eduista välittömästi, mikä puolestaan iteratiivisesti vapauttaa aikaa seuraavien katalogien tuottamiseen.
Usein yritykset myös pelkäävät virheellisen tiedon näkyvyyttä asiakkaalle. Totuus kuitenkin on, että ilman digitaalisia ratkaisuita, kuten varaosaportaalia tieto tästä virheellisestä datasta on asiakkaalla ja pahimmillaan aiheuttaa vääriä toimituksia. Portaali auttaa asiakkaita varmistumaan oikeasta osasta visuaalisen näkymän avulla ja toisaalta portaalista löytyvä ajantasainen dokumentaatio auttaa oikean osan määrittämisessä. Mikäli asiakas on näiden jälkeen yhä epävarma osan soveltuvuudesta, on heillä huomattavasti matalampi kynnys ottaa yhteyttä laitevalmistajaan ja pyytää varmistusta osan soveltuvuudesta. Samalla laitevalmistaja saa tiedon tuotteisiin tehdyistä päivityksistä, mikäli informaatio ei jostain syystä ole suunnittelusta kulkenut tai päivitykset on tehnyt kolmas osapuoli.
Varaosaportaalin käyttöönotto luo mahdollisuuksia tietojen rikastamiseen. Tuotetietoja voidaan parantaa vuorovaikutuksessa käyttäjien kanssa. Mikäli tuotetietojen täydellisyys yhä epäilyttää on hyvä antaa katalogi ensimmäisessä vaiheessa sisäisten käyttäjien apuun. Esimerkiksi kenttähuollon väki on erittäin tyytyväinen saadessaan ajantasaisen tuotedokumentaation kasausjärjestyksineen mobiililaitteillensa mukaan asiakasvierailuille. Hyödyntämällä tiimin kertynyttä tietoa ja kokemusta digitaalinen katalogi muodostuu alustaksi jatkuvan tiedon rikastamisen ja parantamisen toteuttamiseen.
Digitaalinen varaosakatalogi tarjoaa joustavuutta tehdä päivityksiä ja parannuksia jatkuvasti. Sen sijaan, että lykkäisit käyttöönottoa täydellisten tietojen odottamiseksi, voit aloittaa käytettävissä olevilla tiedoilla ja jatkuvasti kehittää niitä ajan mittaan. Olemme esimerkiksi käyttäneet asiakasprojekteissamme täysin uutta nimikenumerosarjaa, joka näkyy loppukäyttäjille, samalla kun olemassa olevia nimikkeitä on harmonisoitu. Käyttäjien vuorovaikutuksen myötä he voivat osallistua tiedon rikastamiseen antamalla palautetta ja korjauksia. Tämä yhteistyöprosessi takaa dynaamisen ja kehittyvän tuotetietopohjan, parantaen sen tarkkuutta ja ajankohtaisuutta pitkällä aikavälillä.
Usein tuotetietojen kuntoon saattamisen jälkeen tulee kysymys katalogiin tarvittavista kasauskuvista. Service Rata auttaa mielellään myös näiden kuvien tuottamisessa ja näin ollen varaosaportaalin käyttöönotto ei ole koskaan ollut näin helppoa!