Toiminnan kehittäminen asiakkaan näkökulmasta ja sisäisen tehokkuuden näkökulmasta
Varaosaportaalin hankkimista mietittäessä mukaan tulee usein kysymys myös ERP- ja PDM- järjestelmistä. Jos toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) kehittämiseen pitäisi sijoittaa 50 000 euroa, tuotetiedon hallintaan erikoistuneen järjestelmän (PDM) kehittämiseen 30 000 euroa ja varaosaportaalin hankkimiseen 15 000 euroa, mihin näistä kannattaisi panostaa, jos haluaa omasta toiminnasta asiakaskeskeisempää?
Laitetoimittajan järjestelmistä olisi hyvä löytyä laitteen suunnittelurakenne, valmistusrakenne sekä huoltorakenne. Suunnittelurakenne luettelee osat ja alikokoonpanot, jotka tarvitaan tuotteen rakentamista varten. Se kootaan tuotteen suunnitteluvaiheessa. Valmistusrakenne sisältää kaiken, jota tarvitaan tuotteen toimitusta varten. Valmistusrakenne voi kuvata prosessin vaiheita, tarvittavan laitteiston ja pakkausvaatimukset. Huoltorakenne erittelee tuotteen osat, jotka tarvitsevat säännöllistä huoltoa ja jotka vaikuttavat tuotteen toimintaan. Tätä tietoa hyödyntävät esimerkiksi tuotteen huoltotiimit. (Rootstock Software 2023.)
ERP- järjestelmää eli toiminnanohjausjärjestelmää käytetään laitteiden valmistusrakenteen ylläpitoon. Joskus myös huoltorakennetta ylläpidetään ERP:ssä. Huoltorakenteen muutokset harvoin kuitenkin päätyvät päivitetyiksi takaisin ERP-järjestelmään, mikä vaikeuttaa järjestelmän käyttöä, koska tiedot eivät ole ajantasaisia. Jos laitetoimittajan asiakas kaipaa laitteeseensa uuden venttiilin, on hänellä oltava tiedossa venttiilin nimikenumero ERP-järjestelmästä hakua varten tai hänen on osattava kuvailla venttiilin ominaisuudet niin tarkasti, että se löytyy laitetoimittajan ERP:stä. Osan tunnistaminen voi viedä paljon enemmän aikaa verrattuna tilanteeseen, jossa laitetoimittajan asiakas voi itse tunnistaa osan visuaalisista dokumenteista ja tehdä heti tilauksen.
PDM-järjestelmä eli tuotetiedon hallintaan soveltuva järjestelmä sisältää laitteiston suunnittelurakenteen ja valmistusrakenteen. PDM-järjestelmän toiminnallisuudet palvelevat suurelta osin laitevalmistajan suunnittelijoita. Joskus, mutta harvemmin, PDM sisältää myös huoltorakenteen ja siihen liittyvät huoltotehtävät sekä tehdyt päivitykset.
Asiakasportaali Spareparts365 sisältää aina yksityiskohtaisen huoltorakenteen. Laitteiden räjäytyskuvat tarjoavat helposti omaksuttavan näkymän laitteiston rakenteeseen. Kaikkien komponenttien varaosat löytyvät helposti, eikä useita eri järjestelmiä tarvita. Jos asiakasportaalin lisäksi yrityksessä on käytössä ERP, PDM tai molemmat, portaali voidaan integroida osaksi olemassa olevia liiketoiminnan järjestelmiä. Yhdistämällä järjestelmät toisiinsa niistä saadaan parhaiten kaikki hyödyt irti.
Asiakasportaaliin voit tuoda kaikki laitteiston tarvittavat tiedot: tuotteiden nimikkeet, hinnat, määrät, toimitusajat ja soveltuvuudet. Se tarjoaa laitetoimittajan asiakkaalle aina ajan tasalla olevan näkymän käytössään oleviin laitteisiin, auttaa oikeiden varaosien tunnistamisessa sekä lyhentää suunnittelemattomien huoltojen kestoa. Myös määräaikaishuoltojen suunnittelut helpottuvat, koska asiakasportaali tarjoaa tietoa kuluvista osista ja niiden elinkaarista. Laitetoimittaja taas voi helpommin tehdä esimerkiksi huoltosopimuksia, koska asiakasportaali tarjoaa ajantasaista informaatiota siitä, milloin asiakkaiden käytössä olevien laitteiden kuluvat osat kaipaavat vaihtoa.
Voisi ajatella, että ERP ja PDM on oltava olemassa ennen varaosaportaalin käyttöönottoa. Näin ei kuitenkaan ole. Service Rata kääntää laitetoimittajan esimerkiksi PDF-muodossa olevat varaosakatalogit nopeasti ja vaivattomasti varaosaportaaliin. Aikaisempia liiketoiminnan järjestelmiä ei siis tarvita.
Kun näiden tietojen turvin tarkastellaan alkuperäistä valintaa ERP:n, PDM:n ja asiakasportaalin välillä, vastaus tuntuu helpolta. Edullisimman vaihtoehdon eli varaosaportaalin hankkimalla laitetoimittaja kasvattaa liikevaihtoa sekä saa käyttöönsä liiketoiminnan järjestelmän, joka tarjoaa sekä laitetoimittajalle että sen asiakkaille arvokasta informaatiota. Lisäksi varaosaportaali on asiakaskeskeinen ratkaisu, joka näkyy suoraan loppukäyttäjälle, kun taas ERP ja PDM keskittyvät enemmän yrityksen sisäisen tehokkuuden kehittämiseen.
Onko yrityksesi kehityksen kannalta ajankohtaista kehittää toimintaa asiakaslähtöisemmäksi ja ottaa käyttöön varaosaportaali? Oli yrityksessäsi käytössä ERP, PDM, molemmat tai ei kumpaakaan, anna meidän auttaa!
Lähteet:
Rootstock Software. 2023. Best Practices for Effective BOM Mangement. Verkkosivu. Viitattu 14.2.2023. https://www.rootstock.com/cloud-erp-blog/ebom-vs-mbom-management-best-practices/